SIM-KELOMPOK 2 STEBI GLOBAL MULIA

Makalah Mata Kuliah

Manajemen Sistem Informasi

Disusun Oleh

Kelompok 2

  1. Dalingga Yourdita        (60202150279)
  2. Heni Susantika             (60202150144)
  3. Reny Makarim Putri    (60202150197)
  4. Riana                              (60202150260)
  5. Riska Agustina              (60202150261)

Materi “AO” (Automation Office)

Dosen Pengampu : Asep Jalaludin, ST,MM.

STEBI GLOBAL MULYA

2016

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT, karena berkat rahmad dan karunia-Nya kami dapat menyelesaikan makalah mata kuliah Manajemen Sistem Informasi yang berjudul “Automation Office (Otomatisasi Perkantoran)”.

Kami telah berusaha dengan semaksimal mungkin agar dapat menyelesaikan makalah ini dengan sebaik mungkin dan sebenar-benarnya. Kami menyadari makalah ini jauh dari kesempurnaan baik materi, penganalisaan, dan pembahasan. Semua hal ini dikarenakan keterbatasan kemampuan dan pengalaman.

Kami berharap makalah ini dapat diterima dan dipahami bagi para pembaca. Dan saya juga mengharapkan saran dan kritik dari semua pihak terutama yang bersifat membangun, guna terciptanya kesempurnaan makalah ini. Dan bila didalamnya ada kesalahan dan kekurangan mohon dimaklumi dan dimaafkan. Akhir kata Kami ucapkan terima kasih. Mudah-mudahan makalah ini dapat berguna bagi semua pihak.

 

Bekasi, 22 Maret 2016

( Penulis )

 

 

 

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI……………………………………………………………………….   i

KATA PENGANTAR ………………….……………………………………..  ii

BAB I

PENDAHULUAN ………………….…………………………………………..   1

  1. Latar Belakang …………………………………………………………….    1
  2. Rumusan Masalah …………………………………………………………    1
  3. Tujuan Penulisan ……………………………………………………………  1

BAB II

PEMBAHASAN ………………………………………………………………….. 2

  1. Pengertian Automation Office …………………………………………  2
  2. Definisi Automation Office Menurut Para Ahli……..…………. 2
  3. Tujuan Autimation Office……………….………………………………. 3
  4. Para Pengguna Autimation Office…………………………..……… 3
  5. Manfaat Otomatisasi Perkantoran ……………………………..….. 4
  6. Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran …………….….. 4
  7. Dampak Positif dan Negative Otomatisasi Perkantoran.….. 8

BAB III

PENUTUP …………………………………………………………………..           9

  1. Kesimpulan ……………………………………………………           9

BAB I

PENDAHULUAN

1.1     Latar Belakang

Menelusuri perkembangan teknologi perkantoran tidak akan jauh beda dengan perkembangan teknologi informasi, dikarenakan tugas manajemen kantor salah satunya yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Teknologi perkantoran tidak lain hal nya sama dengan otomatisasi perkantoran dimana keberadaan teknologi bertujuan untuk mengotomatisasi suatu kegiatan. Dari pengertian tersebut dapat di tarik benang merah, bahwa otomatisasi kantor yang merupakan fungsi dari teknologi perkantoran merupakan aplikasi teknologi informasi sehingga perkembangan teknologi informasi dapat dikatakan sejalan dengan perkembangan teknologi perkantoran..

1.2       Rumusan Masalah

  1. Apa yang dimaksud otomatisasi perkantoran?
  2. Apa yang dimaksud otomatisasi perkantoran menurut para ahli?
  3. Apa tujuan dari otomatisasi perkantoran?
  4. Apa manfaat dari  otomatisasi perkantoran?
  5. Siapa saja pengguna otomatisasi perkantoran?
  6. Apa saja aplikasi otomatisasi perkantoran?
  7. Apa saja dampak positif dan negative otomatisasi perkantoran?

1.3       Tujuan Penulisan

  1. Untuk mengetahui pengertian otomatisasi perkantoran
  2. Untuk mengetahui pengertian otomatisasi perkantoran menurut para ahli
  3. Untuk mengetahui tujuan otomatisasi perkantoran
  4. Untuk mengetahui manfaat otomatisasi perkantoran
  5. Untuk mengetahui aplikasi otomatisasi perkantoran
  6. Untuk mengetahui dampak positif dan negative otomatisasi perkantoran

BAB II

PEMBAHASAN

  1. Automation Office (Otomatisasi Perkantoran)
  2. Pengertian Automation Office (Otomatisasi Perkantoran)

Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia, Sedangkan Otomatisasi kantor( office automation atau OA) adalah semua system elektronikformal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang beradadi dalam maupun diluar perusahaan

  1. Definisi Automation Office (Otomatisasi Perkantoran) Menurut Para Ahli
  2. Sedarmayanti

Otomatisasi adalah cara pelaksanaan prosedur dan tata kerja secara otomatis,dengan pemanfaatan yang menyeluruh dan seefisiensi mungkin atau mesin, sehingga bahan dan sumber yang ada dapat di manfaatkan.

  1. George.R.Terry

Dalam melakukan pekerjaan macam apapun, otomatisasi berarti pengaturan dengan mana satu mesin atau lebih dijalankan tanpa pengikutsertaan manusia kecuali menekan tombol penggerak. Ini adalah pengolahan dengan mana peralatan atau mesin-mesin dengan kecepatan tinggi dan melakukan pembetulan sendiri mengontrol jalannya mesin-mesin lain. Dalam arti yang sangat nyata otomatisasi adalah peluasan dari mekanisasi.

  1. Dwi Eko Waluyo

Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan fungsi fisik yang bisa dilakukan oleh manusia.

  1. Tujuan Autimation Office

Selama tahun-tahun pertama, OA dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktifitas sekretaris dan pegawai administratif karena dapat memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik. Selanjutnya ternyata para manajer dan profesional juga dapat memanfaatkannya. Misalnya dengan menggunakan pengolah kata untuk menyiapkan surat, memo dan laporan.

OA Menjadi peralatan yang digunakan dalam pemecahan masalah. Dibandingkan dengan media yang ditransmisikan dengan sistem komunikasi kantor manual, informasi OA tiba lebih cepat, dalam bentuk yang lebih baik, dan dengan penampilan yang lebih menarik. Kesimpulannya, informasi OA berkomunikasi lebih baik dan karenanya menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan.

Tujuan OA pada masa kini adalah sebagai berikut :

  1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
  2. Masalah Kelompok.Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajemen buatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
  3. Pelengkap–BukanPengganti.Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional–percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dansejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.
  4. Para Pengguna Autimation Office
  5. Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
  6. Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi.
  7. Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
  8. Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dl
  9. Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Agar lebih mengetahui dalam hal pemanfaatan system otomatisasi perkantoran yang mampu mengelola data inputan kerja menjadi sebuah laporan dengan waktu yang lebih cepat, efisien serta dapat meminimalisasi kesalahan dalam input atau user eror.

Pendapatan yang lebih tinggi & pengindaran biaya. Komputer tidak menggantikan pekerjaan saat ini, tetapi computer menunda penambahan pegawai yang di perlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah untuk pemecahan masalah kelompok/tim. Cara AO berkontribusi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk pemecah masalah kelompok. Pelengkap bukan pengganti. Suatu cara berkomunikasi bisnis, bukan tanpa keterbatasan.

  1. Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
  2. Pengolahan Kata (Word processing)

Pengolahan kata adalah penggunaan alat elektronik (komputer) yang secara otomatis menyediakan banyak fasilitas yang diperlukan untuk menyiapkan, menyimpan, dan mencetak dokumen (seperti surat, naskah buku, jurnal, paper, dsb). Sistem pengolah kata menggunakan perangkat lunak yang disebut wordprocessor. Perangkat lunak ini menyiapkan fasilitas untuk meng-edit dokumen, seperti pemindahan kata/kalimat, perbaikan, penghapusan, pengubahan format halaman, penggabungan dokumen, pencetakan, dan sebagainya. Ketika software sudah diaktifkan maka naskah dari dokumen mulai diketik melalui keyboard masuk kedalam memory komputer, dokumen ini dapat di-edit, dan dapat disimpan, dan dibaca kembali pada akan diperbaiki atau ditambah isinya. Ketika diperlukan dalam bentuk cetakan maka dokumen tersebut dapat dicetak pada printer.

Beberapa software pengolah kata yang populer adalah MS-Word™ produk Microsoft, Openoffice-Writer yang merupakan software gratis, dan WordPerfect™. Pada hakekatnya banyak sekali perangkat lunak pengolah kata yang sudah diciptakan dan setiap software tersebut tentu memiliki keunggulan dan juga kelemahan, user dapat memilih salah satu dari paket perangkat lunak untuk digunakan. Perlu ditekankan disini bahwa setiap software memiliki karakteristik tertentu yang belum tentu dimiliki oleh software yang lain sehingga file-nya pada umumnya tidak dapat dipertukarkan.

  1. Surat Elektronik (e-mail)

Surat elektronik sangat populer dengan nama e-mail adalah penggunaan peralatan elektronik (komputer) yang berada dalam suatu jaringan (seperti LAN atau Internet) untuk menyampaikan surat ke komputer lainnnya. Setiap orang yang menggunakan e-mail harus memiliki e-mail account pada suatu penyedia layanan e-mail (mail server provider) dan diberi alamat surat elektronik misalnya jihan@yahoo.co.id, dan penyedia layanan ini akan menyediakan sebuah kotak surat untuknya (mailbox). Ketika seseorang mengirim e-mail ke suatu alamat, maka surat itu akan disampaikan ke mailbox yang sesuai dengan alamat tersebut. Penerima e-mail akan menerima surat ini pada saat dia membuka mailbox-nya.Suatu perangkat lunak aplikasi digunakan untuk mengelola e-mail, misalnya Microsoft Outlook dan Pegasus mail. Bentuk lain dari surat elektronik adalah pemakaian SMS (Short Message System) pada telepon selular (ponsel), dimana penyedia layanan menyediakan mailbox bagi setiap pelanggan, dan SMS secara otomatis dikirim ke ponsel penerima pada saat ponsel-nya aktif.

  1. Voice Mail

Voice mail serupa dengan e-mail, bedanya e-mail mengharuskan surat/pesan diketik sedangkan voice mail mengharuskan pesan direkam dalam bentuk suara kemudian disimpan pada mailbox penerima pesan. Sistem voice mail menggunakan komputer yang menyediakan mailbox bagi setiap penggunanya, suara yang direkam diubah ke digital kemudian disimpan dalam mailbox storage (hardisk), ketika penerima membuka mailboxnya maka pesan suara digital ini diubah kembali ke suara analog dan diperdengarkan isinya.

  1. Lembar Kerja (Spreadsheet)

Lembar kerja (spreadsheet) adalah perangkat lunak yang bisa membantu pemakainya dalam menyiapkan tabel-tabel dan grafik-nya. Lembar kerja ini terdiri atas sel-sel data yang disusun dalam bentuk matriks, memiliki baris dan kolom. Kedalam sel bisa dituliskan angka maupun teks. Angka-angka yang berada dalam kumpulan sel dapat dibentuk menjadi grafik, seperti grafik bundar (pie), batang (bar), dan bentuk lainnya.

Beberapa software lembar kerja terkenal adalah: MS-Exel™, Lotus 123™ dan Openoffice.org.Calc. Berikut ini adalah interface dari Openoffice.org.Calc

  1. Kalender Elektronik (electronic calendar)

Kalender elektronik adalah penggunaan peralatan elektronik untuk mencatat, menyimpan, dan meng-akses kalender acara / kegiatan para pimpinan. Perangkat lunak kalender elektronik biasanya terpadu dengan software e-mail (misalnya Microsoft Outlook) dengan fasilitas memasukkan kegiatan harian, meng-edit kegiatan, memeriksa kembali, mencetak, dan memberi alarm (remainder) pada kegiatan penting, dsb.

  1. Konferensi Audio

Konferensi audio (audio conferencing) adalah pemanfaatan fasilitas komunikasi suara dua arah (telepon, PABX) untuk melakukan percakapan yang melibatkan lebih dari 2 orang secara paralel, bersamaan. Berbagai kelebihan konferensi audio adalah sebagai berikut:

  1. Biaya peralatan untuk konferensi audio dapat terjangkau, karena umumnya organisasi sudah memiliki fasilitas komunikasi suara.
  2. Pada umumnya orang lebih bebas mengemukakan pendapatnya bila tidak bertatap muka langsung, berbicara hanya melalui telepon.
  3. Mengurangi biaya dan waktu transportasi untuk berkumpul disatu tempat, karena peserta bisa berada ditempatnya masing-masing.

Ketika suatu konferensi audio akan dilakukan maka seseorang harus bertindak sebagai moderator agar dapat mengatur pembicaraan dan dapat memberi kesempatan pada setiap peserta.

  1. Konferensi Video

Konferensi video (video conferencing) adalah pemanfaatan peralatan video (TV) untuk mem-fasilitasi pertemuan para peserta konferensi dari lokasi geografis yang berjauhan, misalnya pertemuan para anggota kabinet yang sebagian sedang berada di Washington, DC, Amerika Serikat dan sebagian lagi berada di Jakarta. Walau konferensi video bisa menghemat biaya perjalanan, banyak perusahaan tidak termotivasi untuk menggunakan-nya hanya untuk alasan tersebut, tetapi lebih kepada kemungkinan melibatkan peserta (staff dan manager) yang lebih banyak dari tempat berbeda untuk bisa ikut dalam pengambilan keputusan.

  1. Konferensi Komputer

Konferensi komputer menggunakan peralatan jaringan komputer untuk melaksanakan konferensi video, konferensi audio, dan e-mail (konferensi text). Konferensi komputer biasa disebut sebagai teleconference. Salah satu pemanfaatan konferensi komputer adalah distance learning atau e-learning, dimana perkuliahan dapat dilakukan serentak dibeberapa kampus (lokasi) yang secara geografis bisa sangat berjauhan.

  1. Videotex

Videotex adalah pemanfaatan komputer untuk menampilkan berbagai informasi (terutama teks) pada berbagai layar monitor agar banyak orang bisa melihatnya. Sebagai contoh monitor yang menampilkan harga saham di Bursa Effek, atau melalui jaringan komputer ke monitor beberapa orang, adalah pemakaian videotex. Suatu organisasi dapat menggunakan videotex untuk menyebarkan informasi umum organisasi-nya sehingga semua staf dapat melihatnya tanpa perlu bertanya lagi.

  1. Faksimili (Facsimile)

Faksimili sering disingkat menjadi FAX merupakan fasilitas yang dapat digunakan untuk mengirim dokumen dari satu lokasi ke lokasi lain melalui saluran telepon. Mesin Fax pengirim men-scan dokumen menjadi sinyal analog dan kemudian mentransmisikan sinyal ini melalui saluran komunikasi (telepon), setelah sampai di tujuan mesin Fax penerima akan mengubah sinyal ini menjadi cetakan dokumen pada kertas. Dewasa ini komputer dapat dilengkapi dengan modem dan perangkat lunak fax sehingga dapat mengirim dokumen yang dibuat dengan pengolah kata sebagai dokumen fax.

  1. Dampak Positif dan Negative Otomatisasi Perkantoran
  2. Dampak Positif Otomatisasi Perkantoran

Mendorong untuk belajar keterampilan baru. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat di alihkan ke mesin-mesin. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan. Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan, teknologi/elektronik, programmer, dan rekayasa software. Kesempatan untuk memperpendek dari kerja setiap minggu. Lebih sedikit pekerjaan.

  1. Dampak Negative Otomatisasi Perkantoran

Cenderung karyawan menjadi “machine-minders”. Masalah kesehatan sebagai akses dari peralatan seperti layar, printer dan sebagainya. Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin. Implikasi terhadap pemberi pekerjaan. Memerlukan waktu untuk perubahan dari system manual ke system elektronik. Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan. Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.

  1. Contoh Penggunaan Perangkat-Perangkat yang Mendukung Otomatisasi Perkantoran
  2. Pengolah lembar kerja digunakan menganalisa berbagai kemungkinan harga
  3. Pengolah kata dipakai untuk membuat kontrak penjualan.
  4. Surat elektronik untuk memberikan deskripsi produk kepada calon pelanggan.
  5. Video konferensi digunakan untuk melakukan pertemuan virtual jarak jauh untuk melakukan koordinasi sejumlah orang yang berada diberbagai tempat yang berjauhan. Dalam hal ini, wajah para anggota (member) dapat terlihat dalam monitor.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan                          

Otomatisasi kantor (Office Automation/OA) memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja di kantor melalui pengguna alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronic calendaring, facsimiletransmission. Komputer dapat di program untuk melaksanakan sebagai penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang di namakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).

DAFTAR PUSTAKA

http:/fuadadman.com./?p=570

wiebintunaliadi.wordpress.com

soleh09.blogspot.com

http:/www.4shared.com/get/uFFYFXVu/Otomatisasi_Kantor.html

Leave a comment